Wechsel im Vorstand – die Amtsübergabe

§ Sie fragen – wir antworten

Welche Unterlagen sind nach erfolgter Neuwahl durch den alten Vorstand an den neuen Vorstand zu übergeben?

Für den aus dem Amt scheidenden Vorstand besteht die Verpflichtung, innerhalb eines (möglichst) kurzen Zeitraumes alle Unterlagen, die er bei seinem Amtsantritt von seinem Amtsvorgänger übernommen und während seiner Amtszeit neu angefertigt bzw. komplettiert hat, vollständig an den neu gewählten Vorstand zu übergeben. Damit eng verbunden ist die Verpflichtung des alten Vorstandes, den neu gewählten Vorstand in unerledigte Vereinsangelegenheiten bzw. in den Stand der Erledigung laufender Vereinsangelegenheiten einzuweisen. Nur so kann der neue Vorstand seiner Verpflichtung zu einer qualifizierten Geschäftsführung und der gerichtlichen und außergerichtlichen Vertretung des KGV nachkommen. Gemeint sind solche Vereinsunterlagen wie Vereinsordnungen, Beschlüsse und Protokolle der Mitgliederversammlungen, Beschlüsse des Vorstandes und Protokolle der Vorstandssitzungen, für den KGV verbindliche Beschlüsse übergeordneter Kleingärtnerorganisationen, verbindliche kommunale Regelungen, Berichte, Pachtverträge über Flächen der Kleingartenanlage, Pachtverträge über Kleingärten und das Vereinsheim, Verträge mit Lieferanten von Elektroenergie und Wasser, Aufstellung und Nachweise über das Vereinsvermögen, Bankunterlagen, Aufzeichnungen über Einnahmen und Ausgaben des Vereins, Urkunden. Herauszugeben sind ebenso vorhandene Bargelder, Schlüssel zu den Vereinsräumen, Ehrengeschenke und die Vereinschronik.

Die Herausgabepflicht ergibt sich aus § 667 BGB und ist gerichtlich durchsetzbar. Ein solches Vorgehen des KGV gegenüber den alten Vorstand (oder einzelnen Vorstandsmitgliedern) kann erforderlich sein, wenn herausgabepflichtige Unterlagen und Sachen dem neuen Vorstand nicht ausgehändigt werden. Denkbar ist dies, wenn sich die Mitgliederversammlung streitig vom Vorstand trennt oder dieser sein Amt niederlegt.

Um im Falle eines Rechtsstreits das Prozessrisiko für den KGV auszuschließen bzw. zu minimieren, denn der KGV hat als Kläger das Vorhandensein derartiger Unterlagen und Sachen und den aktuellen Besitzer dem Gericht gegenüber zu beweisen, ist es sinnvoll, wenn durch die Mitgliederversammlung eine Ordnung erlassen wird, die vor allem genau regelt, welche Unterlagen durch welches Vorstandsmitglied zu führen und über welchen Zeitraum diese aufzubewahren sind.

Dr. jur. habil. Wolfgang Rößger

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