§ Sie fragen – wir antworten
Welche Schwerpunktaufgaben sind durch den Vorstand bei der Vorbereitung der Mitgliederversammlung (MV), insbesondere bei der Einladung zur MV und bei der Festlegung des Versammlungsortes zu erfüllen?
Kann die Einladung zur MV durch Aushang erfolgen, sind vorgesehene Beschlussfassungen in der Einladung anzukündigen, ist die Vereinswiese ein geeigneter Versammlungsort?
Im Teil 1 dieser Beitragsfolge wurde auf die Problemhaftigkeit und die damit verbundenen Diskussionen bezüglich einer Einladung zur MV mittels Aushang innerhalb der Kleingartenanlage (KGA) hingewiesen.
Der Vorstand als das in Kleingärtnervereinen (KGV) des Stadtverbandes Leipzig der Kleingärtner e.V. (SLK) für die Einladung zuständige Vereinsorgan ist verpflichtet, mit der Einladung zur MV den Vereinsmitgliedern die Tagesordnung bekanntzugeben. Besonders hohe Anforderungen gelten, wenn Beschlussfassungen durch die MV vorgesehen sind. Der Gesetzgeber fordert diesbezüglich mit § 32 Abs.1 Satz 2 BGB: „Zur Gültigkeit des Beschlusses ist erforderlich, dass der Gegenstand bei der Berufung bezeichnet wird.“
Dieser Forderung Rechnung tragend, wird in der Mustersatzung des SLK (§ 9 Abs.1) den KGV folgende Satzungsregelung empfohlen, mit der Einladung ist die Tagesordnung mit dem Inhalt der vorgesehenen Beschlussfassungen bekanntzugeben. Hiervon ist der Vorstand auch nicht bei einer Einladung zur MV durch Aushang befreit.
In der Einladung sind diejenigen Tagesordnungspunkte, die eine Beschlussfassung zum Gegenstand haben, sehr genau zu bezeichnen. So ist es nicht ausreichend, wenn als Tagesordnungspunkt z.B. nur „Beschlussfassung: Umlage(n) für das Jahr 201…” genannt wird. Es bleiben hier die Höhe und der Verwendungszweck der vorgesehenen Umlage offen. Richtig handeln die Vorstände, die der Einladung entweder die konkrete Beschlussvorlage beifügen oder – bezogen auf das gewählte Beispiel – die Mitglieder aufklären, dass zur Finanzierung der Instandsetzung des Vereinsheimes eine Umlage in Höhe von EUR 50.00 je Vereinsmitglied im Jahr 201… notwendig ist und beschlossen werden soll.
Die vielfach anzutreffende Praxis, Beschlussentwürfe den Vereinsmitgliedern mit der Einladung zu übergeben ist zu unterstützen. Das kann sich auch auf die Entscheidung zur Teilnahme an der MV ebenso positiv auswirken, wie auf das Diskussions- und Abstimmungsverhalten.
Bei einer Einladung zur MV durch Aushang kommen ggf. nicht zu verkennende Probleme (wie Schutz und Wahrung der Vereinsinteressen) hinzu, die im Einzelfall zumindest den Aushang an einem der Öffentlichkeit nicht zugängigen Ort verlangen.
Hinsichtlich der Wahl des Versammlungsortes gilt zunächst festzustellen, dass der Gesetzgeber keine bindenden Festlegungen trifft und damit die Entscheidung über den Versammlungsort in die Verantwortung der Vereine legt. Schreibt die Vereinssatzung keinen Versammlungsort vor, dann ist der Vorstand für die Wahl des Versammlungsortes verantwortlich. Nicht immer eine leichte Aufgabe, wenn kein Vereinsheim (mehr) vorhanden ist und nicht zu verkennende finanzielle Belastungen für den Verein durch Nutzung fremder Räumlichkeiten entstehen, u.ä.
In der Praxis haben sich eine Reihe zu unterstützender Standpunkte durchgesetzt, die die Durchführung einer MV „im Freien“ innerhalb der KGA ablehnen. Sie lassen sich aus folgenden Argumenten herleiten:
Generell ist bei der Wahl des Versammlungsortes der Grundsatz der Zumutbarkeit zu beachten. Dieser ist auch bezogen auf die Fragestellung sehr vielgestaltig. Keinesfalls darf die Versammlung „im Freien“ dazu führen, dass einem Teil der Mitglieder die Teilnahme an der MV über ein erträgliches Maß hinaus erschwert wird oder gar unmöglich macht. Fehlende oder unzureichende Sitzgelegenheiten, fehlender Schutz vor Sonneneinstrahlung u.a. Witterungseinflüssen sprechen dagegen! Ohnehin ist die konkrete Wetterlage für den satzungsgemäß bestimmten Zeitraum zwischen Einladung zur und Durchführung der MV nicht exakt bestimmbar.
Die Durchführung der MV im wahrsten Sinne des Wortes „im Freien“ bietet keine oder nur eine sehr begrenzte Atmosphäre, die dem Charakter einer MV entspricht. Da MV nicht öffentlich sind, ist Publikumsverkehr von Besuchern oder Gästen oder Passanten in der Nähe des Versammlungsortes wohl kaum auszuschließen. Bei diesem oder jenen genannten oder noch zu nennendem kritischen Aspekt ist die Gefahr letztlich der Unwirksamkeit gefasster Beschlüsse nicht zu verkennen.
Ende der Serie
Dr. jur. habil. Wolfgang Rößger
