§ Sie fragen – wir antworten
Welche Schwerpunktaufgaben sind durch den Vorstand bei der Vorbereitung der Mitgliederversammlung (MV), insbesondere bei der Einladung zur MV und bei der Festlegung des Versammlungsortes zu erfüllen?
Kann die Einladung zur MV durch Aushang erfolgen, sind vorgesehene Beschlussfassungen in der Einladung anzukündigen, ist die Vereinswiese ein geeigneter Versammlungsort?
Die Praxis zeigt, dass die Bedeutung der MV nicht von allen Vereinsmitgliedern erkannt wird und demzufolge das eigene Verhalten hinsichtlich der Entscheidung zur Teilnahme an der MV und das Auftreten in der MV nicht unkritisch zu sehen ist.
Die MV ist einerseits zu verstehen als das höchste und daher bedeutendste Vereinsorgan! Ihr obliegt es, im Rahmen der ihr in der Vereinssatzung zugewiesenen Kompetenzen, die Grundentscheidungen in den regelungsbedürftigen Angelegenheiten des Kleingärtnervereins (KGV) zu treffen.
Andererseits ist die MV auch zu verstehen als Zusammenkunft der Vereinsmitglieder mit unterschiedlichsten Inhalten. Von besonderer Bedeutung sind jene Tagesordnungspunkte, die eine kollektive demokratische Beratung, Willensbildung und Entscheidung in den regelungsbedürftigen Angelegenheiten des Vereins betreffen.
In den KGV des Stadtverbandes Leipzig der Kleingärtner e.V. (SLK) obliegen die Einberufung der MV, die Einladung zur MV und deren inhaltliche Gestaltung den Vorständen der KGV.
Weil es vorrangig der MV obliegt, die Grundentscheidungen des KGV durch Beschlüsse zu treffen, kommt es darauf an, dass der Vorstand die Versammlung der Mitglieder qualifiziert vorbereitet, durchführt, auswertet und aufbereitet Dabei steht außer Rede, dass Verlauf und Ergebnis der MV maßgeblich vom Interesse der Vereinsmitglieder an der Teilnahme an der MV und ihrer aktiven und qualifizierten Mitwirkung abhängt.
Eine wesentliche durch alle Vereinsmitglieder – und nicht nur durch den Vorstand – zu lösende Aufgabe besteht demzufolge darin, zu sichern, dass von der MV auch die gewollten Wirkungen ausgehen, vor allem die Aktivierung aller Vereinsmitglieder zur Lösung anstehender Aufgaben.
Aus rechtlicher Sicht ist es auch notwendig darauf hinzuweisen, dass es zu sichern gilt, dass sich weder aus der Art und Weise der Vorbereitung und Durchführung der MV noch aus der Art und Weise des Zustandekommens von Beschlüsse in der MV und/oder ihrer Inhalte Ansätze für eine erfolgreiche gerichtliche Anfechtung durch Vereinsmitglieder ergeben, die letztlich zur Unwirksamkeit gefasster Beschlüsse führen (können)!
Die Erarbeitung eines (aussagekräftigen und verständlichen) Referats und der Beschlussvorlagen, die Vorbereitung des Versammlungsleiters auf die konzentrierte organisatorische und inhaltliche Führung der MV, die Festlegung der Tagesordnung bilden Schwerpunkte der Vorbereitung der MV durch den Vorstand.
Innerhalb der Vielfalt der durch den Vorstand zu lösenden Aufgaben haben die Einladung zur MV und die Wahl des Versammlungsortes – wie Anfragen aber auch kritische Bemerkungen zeigen, einen besonderen Stellenwert. Diese Problematik ist Gegenstand dieses und eines weiteren Beitrages.
Hinsichtlich der Einladung der Vereinsmitglieder zur MV ist zunächst einmal die verpflichtende Forderung des Gesetzgebers zu beachten, wonach in der Vereinssatzung eine Bestimmung über die Form der Berufung, das heißt der Einladung zur MV enthalten sein soll (§ 58 Ziff.4 BGB). Dabei steht es dem Verein frei, aus der Vielfalt der möglichen Einladungsformen (wie schriftliche Einladung auf dem Postweg, Rundschreiben, fernmündliche Einladung) zu wählen.
Entscheidend ist, dass jedes (!) Vereinsmitglied aus seinem Recht zur Teilnahme an der MV zur MV eingeladen werden muss. Und dies ungeachtet seiner bisher geübten Verhaltensweisen. Demzufolge ist es gleichgültig, ob das Vereinsmitglied nach vorliegenden Erfahrungen an der MV teilgenommen hat oder nicht.
Teilt das Vereinsmitglied seinem Vorstand, wozu er (ebenso wie als Pächter) verpflichtet ist, seinen Wohnsitzwechsel nicht mit, dann kann die Nichtzustellbarkeit der Einladung – letztlich die „Nichteinladung“ zur MV – dem Vorstand nicht angelastet werden. Die Verpflichtung dem Vorstand die Veränderung des Wohnsitzes innerhalb einer bestimmten Frist mitzuteilen, ergibt sich für die Vereinsmitglieder regelmäßig aus der Vereinssatzung (und für Pächter aus dem Kleingartenpachtvertrag).
Obwohl mit der Mustersatzung des SLK den KGV empfohlen wird, zur MV schriftlich einzuladen (§ 9 Abs.1), ist in der Vereinspraxis verschiedentlich die Einladung der Mitglieder zur MV durch Aushang vorgesehen. Diese Einladungsform ist auch in der Rechtspraxis äußerst umstritten. Und dies berechtigt.
In Diskussionen wird nicht grundlos darauf verwiesen, dass bei dieser Einladungsform die Kenntnisnahme vom Termin der MV einen unverhältnismäßig hohen Aufwand von den Mitgliedern erfordert. Weil die MV, wenn in der Vereinssatzung der Termin nicht ausdrücklich bestimmt wird, zu einem relativ unbestimmten Zeitpunkt – überwiegend in den Wintermonaten – durchgeführt werden, nicht wenige Mitglieder jedoch in diesem Zeitraum die Kleingartenanlage (KGA) wegen ihres entfernten Wohnsitzes, Wetterlage, Beschwerlichkeiten wegen ihres Alters oder ihrer gesundheitlichen Verfassung nicht oder nur sehr selten aufsuchen, ist der Umstand, die KGA wiederholt „auf Verdacht“ aufsuchen zu müssen, um den Termin der MV zu erfahren, eine zumindest bedenkliche Belastung.
Wird fortgesetzt
Dr. jur. habil. Wolfgang Rößger
