Vereinsunterlagen – Teil 2

§ Sie fragen – wir antworten

Was ist hinsichtlich des Umgangs mit Vereinsunterlagen und ihrer Rückgabe durch das Mitglied des Vorstandes zu beachten?

Verbunden mit der Ausübung der Vorstandstätigkeit i.S. §§ 26,27 Bürgerliches Gesetz-  buch (BGB) ist vorrangig die Erarbeitung, Entgegennahme, Aufbewahrung und Verwen-  dung von Unterlagen vielfältigsten Inhalts sowie Art und Form. Es ist der Regelfall, dass    diese Vereinsunterlagen (VU) – soweit möglich – getrennt nach Zuständigkeit vom jeweiligen Funktionsträger verwaltet werden. Aus verschiedensten Gründen werden die VU     nicht am Sitz des Vereins, sondern im Wohnsitz des Vorstandsmitgliedes aufbewahrt.

Die VU sind im Regelfall von großer Bedeutung für die Gewährleistung der Kontinuität der Vorstandsarbeit, für die Einhaltung von Verträgen, für den Nachweis der Gewissenhaftigkeit im Umgang mit Vereinseigentum, für die Erfüllung von Rechenschaftspflichten, aber auch für die Beweisführung/Beweissicherung bei Rechtsstreitigkeiten.

Grundsätzlich handelt es bei den VU um Vereinseigentum! Das auch dann, wenn bspw. dem Vorstandsmitglied Schriftstücke an seine Privatadresse zugestellt worden sind.

Daraus resultierend ergibt sich für jedes Vorstandsmitglied die Pflicht gegenüber dem Verein, mit den bei Amtsantritt/ bei der Amtsübernahme erhaltenen VU, die während der Amtszeit vervollständigten VU sorgsam umzugehen, deren Sicherheit, auch unter dem Gesichtspunkt des Datenschutzes, umzugehen und bei Beendigung der Amtszeit– gleich aus welchem Grund – an den Nachfolger bzw. an den Vereinsvorsitzenden unverzüglich zurückzugeben.

In der Geschäftsordnung des Vorstandes sollte klar die Art und Weise der des Ortes der Aufbewahrung der VU, der Art und Weise der Übergabe und Rückgabe der VU geregelt werden. Es muss vor allem auch gewährleistet sein, dass der Vorstand gesicherte Kenntnis davon hat, welche VU sich im Gewahrsam des einzelnen Vorstandsmitgliedes befinden und wo wie sie aufbewahrt werden. Bei alleinstehenden Vorstandsmitgliedern sollte der Vorstand auch Kenntnis von einem möglichen Ansprechpartner in „Notfallsituationen“ haben.

Den Vorständen ist aus verschiedensten Gründen zu empfehlen, die Übergabe und Rücknahme der VU an einzelne Vorstandsmitglieder protokollarisch festzuhalten. Vorstellungen, in den Prozess der Übergabe und Rücknahme der VU den (durch die Mitgliederversammlung) gewählten Buchprüfer einzubeziehen sind zu unterstützen.

Für den aus dem Amt scheidenden Vorstand bzw. das aus dem Amt scheidende Vorstandsmitglied besteht – funktionsbezogen – einerseits die Verpflichtung zur unverzüglichen Aufarbeitung bestehender Rückstände in seiner Buchführung und ande-rerseits die Verpflichtung, innerhalb eines kurzen Zeitraums alle Unterlagen, die er bei seinem Amtsantritt von seinem Amtsvorgänger übernommen und während seiner Amtszeit neu angefertigt bzw. komplettiert hat, vollständig an den Amtsnachfolger bzw. an den amtierenden Vorstand zu übergeben.

Herauszugeben sind ebenso im Besitz befindliche Bargelder, Schlüssel zu Vereinsräumen, Ehrengeschenke an den Verein und ggf. im Besitz befindliche Wertsachen des Vereins sowie die Vereinschronik.

Für den aus dem Amt scheidenden Vorstand ergeben sich genannte Pflichten nicht nur aus einer Treuepflicht gegenüber dem Verein als Vereinsmitglied und gewählter Verant-wortungsträger. Die Herausgabepflicht ergibt sich zugleich aus seiner Rechtstellung § 667 BGB und ist gerichtlich durchsetzbar. Ein solches Vorgehen des KGV gegenüber dem alten Vorstand (oder einzelnen Vorstandsmitgliedern) kann erforderlich sein, wenn herausgabepflichtige Unterlagen und Sachen dem neuen Vorstand nicht ausgehändigt werden. Denkbar ist dies z.B., wenn sich die Mitgliederversammlung streitig vom Vorstand trennt oder dieser sein Amt niederlegt und bestimmte Unterlagen zur „Verschleierung“ pflichtwidrigen Verhaltens dem KGV vorenthalten will.

Die Inanspruchnahme des Gerichts kann sowohl in Form einer Klage auf Auskunft (§ 666 BGB) oder einer Klage auf Herausgabe näher zu bezeichnender Unterlagen, Sachen usw. nach § 667 BGB bestehen.

Im Falle des Todes Herausgabepflichtigen gehen diese Pflichten an die Erben über. Hier ist eine rasche Kontaktaufnahme zum zuständigen Nachlassgericht geboten.

Dr. jur. habil. Wolfgang Rößger

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